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招标网 > 招标采购 > 招标预告 > 历史案卷扫描服务需求公示

历史案卷扫描服务需求公示

2018-11-15 计算机招标 广东省深圳市
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  • 2018年11月15日
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正文内容

·公告摘要:

受业主*******委托,招标网于2018年11月15日发布招标预告:历史案卷扫描服务需求公示。各有关单位请尽快与采购业主相关联系人联系,及时参与投标等相关工作,以免错失商业机会。

*** 部分为隐藏内容,查看详细信息请

·部分信息内容如下:

历史案卷扫描服务需求公示
( 历史案卷扫描服务 )需求公示

项目名称

历史案卷扫描服务 

采购类型

服务类 

采购人名称

****级人民法院 

采购方式

公开招标 

财政预算限额(元)

******* 

项目背景

        根据关于司法公开和信息化的文件精神,诉讼档案公开成为法院档案管理工作发展的要求。我院为落实上述文件要求,推动诉讼档案的保护与公开,提高法院档案管理工作的信息化,提升档案管理效率、方便当事人查阅。根据法院档案的专业性特点,结合档案管理的有关要求,对诉讼档案进行同步整理、扫描,同时提高档案服务能力和利用效率。

    本项目旨在完成****级人民法院历史库存诉讼档案影像化处理及现行档案整理装订工作(数量详见下表),包括案卷整理及扫描加工服务。档案整理包括且不仅包含以下工作:*)档案接收、分类、整理拆卷、去杂物、修补、托裱、展平、折叠、排序、打页码、著录检索信息、生成并粘贴条形码、档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架、编著目录本、补充材料等;*)档案扫描加工包括且不仅包含以下工作:档案接收、高速扫描、平板扫描、图纸扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、案件信息著录、裁判文书识别排版、数据挂接、归还装订、总质检、客户质检、数据备份等各项工作,最终形成可供影像档案管理系统查询调阅的电子影像,实现检索信息与相应的电子影像对应链接。乙方提供一套完善的档案数字化加工服务管理流程管理系统,实现档案影像化处理过程与档案管理系统和用户其他业务系统集成,可以实时调阅已归档的电子案卷信息。

 
 

投标人资质要求

(一)必须先行注册为*政府采购中心的供应商,具有独立法人资格; (二)经营范围涉及档案整理或档案扫描[提供营业执照扫描件(由于新版营业执照未体现经营范围,如提供新版营业执照,还需同时提供体现自身许可经营信息的网页查询截图)]备注:与档案整理或档案扫描有关的经营范围均视为满足要求; (三)近三年内无行贿犯罪记录(本项由*政府采购中心定期向*人民检察院申请对政府采购供应商库中注册有效的供应商进行集中查询,投标文件中无需提供证明材料); (四)本项目不接受进口产品投标,不允许联合体投标,不允许分包或转包。  
 

服务类清单

序号 采购计划编号 需求内容 数量 单位 备注 财政预算限额(元)
* PLAN-****-******-******  历史案卷扫描服务  *.*  项    *******.* 

具体技术要求

 

**中院诉讼档案情况复杂,每宗案卷基本上为正、副卷两册,部分案卷每宗*册,有极少数达**册之多,每宗案卷**—****页不等,平均约***页/宗,历史卷宗时间长,纸张情况复杂,有打印稿,部分为手写稿、油印稿、发票、粘贴单、图纸等,多数为A*、**K纸张,也有A*-A*幅面,有横排也有竖排,纸质差别较大,部分案卷附有照片、图纸和单据。

**中院文书档案类型较多,系诉讼档案以外其他各类档案的统称,包括且不仅包含:行政文书档案、会计档案、声像档案、司法统计报表、审委会纪录、基建档案、设备档案等各类档案及档案编研,每年约*****件,每件**--***页不等。

**中院现有诉讼档案目录本记录了建院以来四十余万卷诉讼档案目录信息,现需将包括案件信息、目录号、当事人信息等数几十个字段录入**中院现有档案管理系统及档案库房管理系统中。

序号

服务内容

数量

服务期

备注

*

历史诉讼案卷数字化处理服务

***万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

现行诉讼案卷整理、装订服务

***万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

现行诉讼案卷数字化处理服务

***万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

档案资料文本录入服务(OCR)

**万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

各类文书档案整理装订、数字化处理服务

*万件

合同签订后
**个月内

每一文号为*件

*

诉讼档案目录本录入服务

**万件

合同签订后
*个月内

所有诉讼档案
目录本录入档案管理系统

 

 

服务技术及管理要求

(一)档案整理装订要求:

*、档案接收:严格按照采购人指定之《**法院诉讼案件“归档报结”暂行办法》、《归档案卷相关材料接收标准》等有关规定检查接收案卷。档案接收应以案卷移交本目录核对档案数量、要求逐卷核查、接收卷内材料是否符合归档要求。按照案卷归档要求认真负责地完成系统操作程序,操作时按要求与实际归档卷宗核实确认;配合档案科完成我院日常司法统计工作,确保诉讼系统数据的完整性和准确性,协助做好各类案卷每月归档报结的统计工作。而且要做好装订卷宗后入库上架核查统计工作,负责每周定期上业务庭室收卷的工作;

*、档案整理:对档案资料进行整理、分类排列、信息录入、编码、装订、编目。在档案整理过程中,对不规范材料纸张,应用A*空白纸进行粘贴或加边;对大于A*的纸张应折叠为A*大小;对档案破损情况的,须征求采购方同意后方可进行修复处理;对档案中缺少主要材料的,须及时告知采购单位;应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除;信息录入应按要求将案卷基本信息录入到现有的档案管理系统中并打印档案盒、软封皮及卷内目录,定期做好查阅目录本的打印装订工作,对录入信息保证***%准确;档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整,装订孔不得压字、盖章不得模糊;

*、档案目录本(登记册)的制作:每批档案整理结束后,将档案按照案件的类型、年度、目录号、保管期限等信息制作WORD格式目录本(登记册),按照《人民法院诉讼档案管理办法》的保管期限表确定并录入保管期限。目录本标准参照我院档案科的目录本(登记册)格式。以便档案库验收档案时进行档案的核对和备案。每月结束时按时打印更新当月目录本以及目录本录入清单一并移交档案办。

*、档案上架:采购单位验收合格后,中标单位负责按照归档上架顺序排序上架,协助核查入库档案上架归档号、目录号的检查工作;及时更**调整档案目录本;及时更**调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架、打包装箱工作;负责协助完成每月、季度、年度各类档案实际上架的数据统计工作;档案库房数据录入;协助完成上诉案卷及上诉退卷加材料、普通加材料案卷的调卷登记、录入及送装订组进行整理装订。

*、档案传递:负责入库调卷经档案员检查后进行传递。对阅卷大厅对外阅卷、本部院内调卷、预约扫描完成的纸质案卷使用完进行回收入库上架;认真做好传送卷宗过程中的登记工作;保护移送档案的安全,不使无关人员接触档案,遵守保密条例,保守档案秘密;不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案不得传送提供查阅,不得转送接收组、装订组工作人员或其他人员代为移送档案。

(二)数字化处理流程要求:

*、卷宗出入库:出入库时需核对案件信息及数量(卷、册、件数),填写出入库交接清单并经档案管理员确认双方签字。

*、档案整理:核对年度、案号、当事人信息、文件名称,将卷宗拆分成单页、检查页码顺序(不清楚的应誊写)去除装订线、去除钉扣等杂物、展平档案并理顺材料便于扫描,其中部分档案,纸张大小厚薄不一,部分档案发黄发脆,对破损档案要进行修补、压整。

*、贴条码:按照采购人要求打印粘贴每盒、每册案卷的条形码,保证条形码粘贴无误。

*、档案扫描:

(*)扫描色彩模式:使用彩色模式进行扫描,如非采购人要求,不能更改为灰度或黑白模式;

(*)扫描工艺:要求不损坏档案原件,不漏扫;对于原件纸质较差的档案,不允许采用连续进纸方式扫描,只能单张扫描;A*幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理,大于A*幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图;

(*)图像处理:对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理,如:旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等,确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致,适合屏幕显示且打印质量清晰;

(*)时限:为保证档案数字化影像的利用效率,普通案件须于接收后*个工作日内数字化、装订完毕;预约查阅案件扫描应在预约后*.*个工作日内数字化完成,如期提供利用;上诉案件须于*至*个工作日内(如数量较多,可酌情放宽期限)数字化及装订完毕,急件随到随完成。

(*)扫描仪基本要求:扫描部件采用三色增强的CCD,光学分辨率不低于***dpi。

(*)存储及压缩方式:存储格式为JPEG(采用中度压缩),如非采购人要求,不能更改为其它格式;

(*)分辨率:分辨率不低于***DPI。当档案原件不清、字迹较淡(如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等),扫描的图像不清晰时,应适当增加分辨率,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数;

(*)图像文件大小:单个A*幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于****KB;

(*)清晰度:小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到**%以上;

(**)倾斜度:小于*.*度;

*、图像核查:将扫描完成的资料逐一核查,去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等,记录补扫信息(对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫)。

*、图像补扫:将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫,补扫质量达到品质要求。

*、图像分隔:将扫描完成的图像序列做文件标记分隔,将扫描的资料按卷宗号分成单份资料影像系列。

*、编目著录:诉讼档案须根据最高法院制订的《人民法院计算机信息网络系统建设技术规范》的要求将约****个字段数据录入到电子档案管理系统中。案件中的裁判文书、公文档案中的文件需由图片转化排版为Word文档。采用双人著录,软件需确保双人输入信息不一致时,信息自动无法存储或出现其它明显的标示方法等纠错方式,保证索引建立的准确性。

*、索引校验:对主索引和分类索引进行校验,索引信息、影像信息和档案原件要一一对应。

**、档案资料文本录入服务(OCR):主要是将纸质的裁判文书经过OCR后,检查、校对后形成一份内容、字数、文字格式与纸质裁判文书原件一模一样的WORD文件。格式要求如下:

l  保证word文书界面整洁,必须要有页码和页边距。

l  裁判文书内容和字数与裁判文书原件一致,若出现副卷内的表格时无需OCR;

l  裁判文书必须保证文字格式与本模板一致,有可能出现与原件裁判文书格式不一致的情况,与本模板格式一致即可;

l  固定字体

裁判文书基本格式

 

 

**、档案归档:保证卷宗资料完好无损,将处理完成的卷宗还原装订、粘贴条形码、粘贴封志、盖章、填写交接清单经档案库房管理员检查确认双方签字、合格后入库上架。

**、品质检查:中标单位对最终处理完成的任务批次(电子文件、著录内容)作***%的质量检查,确保完全合格。

**、数据上传、卷宗交接:将检查合格的影像数据根据采购方要求格式上传到法院业务系统服务器,档案科对电子影像进行检查接收。装订好的卷宗交采购方验收。

(三)诉讼档案目录本录入服务:

将我院所有诉讼档案的目录本的信息录入到档案管理系统中,实现审批信息完整性。

诉讼档案目录本的信息录入将目录本上的字段数据录入到电子档案管理系统中。录入结束后,需做***%的质量检查,确保信息完全合格。

 

(四)系统软件要求

要求一:投标方自行提供一套高效的数字化加工系统软件,对采购方诉讼档案进行结果化和过程化扫描,并将采购方诉讼档案扫描、著录到采购方的电子档案影像管理系统中。其功能包括:

*)登记:接到卷宗后,按档案盒面所具有的字段在加工系统中输入相应的信息。需要为该卷进行编号,以便唯一标识该卷宗。

*)打印条码:登记完成后打印条码(一维、二维),将其粘贴到卷宗册上。

*)档案扫描:利用扫描仪的扫描软件或通过调用扫描仪接口,对档案进行批量扫描并形成挂接文件。

*)图像处理:应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、缩放、左右**度旋转、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不得大于*度,图像拼接处信息要完整,不能缺少遗漏任何信息内容。

*)文件存储:以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹,并对文件夹内图像文件以相应数字顺序号进行命名(命名标准另附)。数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF或JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储,并且直接导入系统,能够实时将经过检验的数据投入实际应用。

*)数据挂接(索引编目):根据扫描形成的图像挂接文件,对照纸质档案中【卷内目录】,录入目录的页码,并与图像挂接文件中的图像文件对应。①编目时提供对卷内目录的自动设置,方便用户根据案卷类型快速生成卷内目录,同时也允许用户临时增加或修改卷内目录。②编目能提供编目打印功能,为档案管理人员提供全引目录、卷宗目录、卷内目录和备考表等打印功能。③编目时提供补扫、替换的功能,对遗漏的文件可以插入、补扫、替换等。④编目时提供对扫描加工形成的图像文件进行校对、去污渍、去黑边、纠偏以及加深和变浅等处理。

*)档案著录:按照档案管理要求,录入诉讼档案的著录信息。诉讼档案著录信息参照最高法院档案管理要求以及最高法院制订的《人民法院计算机信息网络系统建设技术规范》的要求将约****个字段及裁判文书WORD数据录入到电子档案管理系统中。

*)质量自检:对加工的数据(图像质量、编目质量、著录质量)进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,方可进行整理挂接。

*)整理挂接:将诉讼档案条目数据进行整理并以Access格式文件进行存放,然后通过入库挂接程序与档案系统进行关联。

**)查询利用:方便采购人日常档案查询利用,并能实现阅览、打印、付款查询、查看流程(根据案号查看流程,掌握每宗案件的状态),为采购人日常办公提供服务;可按照采购人要求统计每日、月、季度、年的各部门及各类人群的阅卷量,为采购人大数据分析提供参考。

**)数据统计:日、周、月、年的统计数据查询和打印报表,可根据需要定制统计类别;按月或定制的时间段,统计加工的数据明细、付款情况(包括已支付和未支付);数据维护、数据导入导出(采购人业务系统)、数据比对等基本功能,具有一定的灵活性和可维护性,功能能够根据采购人实际情况做适当的调整。扫描加工软件可与采购人业务系统衔接,实现档案扫描加工前从业务系统导入基本登记信息,和扫描加工后将成品电子档案导入业务系统。

**)按照采购人要求及采购人业务系统数据标准开发档案扫描处理和查询软件,并提供档案扫描处理和查询软件的流程说明和加工过程中的数据结构说明。

**)已扫描的档案影像能够根据采购人业务系统影像存储结构要求,随时在线上传(导入)到采购人业务系统的服务器;在网络故障时,可采用其它存储介质,通过人工方式离线上传到服务器。

**)投标方应确保保存在服务器上的影像及其属性数据与保存在光碟上的数据要一致,并与档案实体保持一致。

**)档案扫描图像及其属性数据的脱机介质制作、存储必须做好安全和权限管理,保证数据安全,脱机介质具有相应管理软件,能够实现数据的备份(介质制作)、还原(恢复,查阅)。

**)按照采购人的要求,在数字化流程结束后,系统可以根据年份、月份、案卷类别等字段,导出案卷登记册,并进行打印。

要求二:投标方自行提供一套高效的图文处理系统软件,能实现扫描影像的OCR识别及案卷PDF转换。对TIF、JPG、BMP 等常用图像**的动态监视,自动进行识别转换,在GBK 字符集情况下,常规印刷体扫描图片的识别率高达**%以上,支持超大字符集GB*****(* 万多汉字),识别之后的文字可以生成WORD、RTF、TXT、PDF 等常规文件格式。其功能包括:

*)单页合并

单页合并功能是将一个图像目录下的单页图像文件合并为一个多页Tif文件,该合并功能既支持单页JPG图像文件,也支持单页Tif图像文件。

*)多页拆分

多页拆分功能是将一个图像目录下的多页图像文件拆分为单页图像文件的功能,该拆分功能既支持单页JPG图像文件,也支持单页Tif图像文件。

*)批量更名

可以对图像文件进行批量更名,主要用于单页图像文件。批量更名功能既支持单页JPG图像文件,也支持单页Tif图像文件。

*)单层PDF转换

单层PDF转换功能是将图像文件转换为普通PDF文件的功能,支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页PDF文件,支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页PDF文件,也支持将一个多页Tif文件转换为一个多页PDF文件。

*)双层PDF转换

双层PDF转换功能是将图像文件转换为双层可搜索PDF文件的功能,支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页双层PDF文件,支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页双层PDF文件,也支持将一个多页Tif文件转换为一个多页双层PDF文件。

纸张尺寸设置:可以将PDF页面大小设置为原纸张大小或A*、A*。

文本输出模式:

图像在上文本在下 – 保持文档原貌,OCR后的文字隐藏在图像后面;

图像在下文本在上 – 可以看见OCR后的文字,覆盖在文档图像上面;

图像质量设置:可以设置为:最佳质量平衡 最小尺寸 最快速度

图像分辨率设置:支持图像分辨率**-***的设置

*)OCR转Word文档

OCR转Word功能是将图像文件转换为Word文件的功能,支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页Word文件,支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页Word文件,也支持将一个多页Tif文件转换为一个多页Word文件。

转换方式设置:

单页图像合并识别为一个文件– 将末级图像目录下的所有单页图像文件合并识别为一个多页Word文档,支持JPG或Tif文件。

一个图像识别对应一个文件– 将每个图像目录下的文件一对一的转换为Word文档,无论是单页图像文件还是多页图像文件。

图像识别模式:

可以设置为和原稿保持一致,容易编辑的原稿版本,带格式的文本,纯文本。

*)日志功能

可查询每次转换的日志。

*)自动分件设置

在“单页合并”、“单层PDF”、“双层PDF”三个功能中,如果扫描时按一卷一个目录的方式进行扫描,那么可以设置按照Excel模板进行自动分件的功能。Excel数据文件和图像目录准备后,转换时会自动进行分件。

*)分件检查

扫描的过程容易出现图像和档案实际数据不一致的情况,分件数据检查功能,可以将档案条目导入后和实际图像进行校对,查找错误并修正数据。

(五)其他事项

*)中标人在本项目合同生效起*个工作日内备齐档案扫描、装订所需高速扫描仪、平版扫描仪、电脑、打印机、装订机等设备用品入场。并在合同的有效期内委派能熟练使用上述设备的档案扫描、录入方面的专业人员在采购方的工作现场进行作业;中标人设备的耗材、安全检修等自行负责,但应当完成每月合同任务、确保电子档案质量和采购方档案的安全保密。中标人未能按时完成工作量、有档案遗失、污损、泄密、错漏等应赔偿采购方。

*)采购方有权自行或委托第三方随时检查中标人产品质量,监督中标人按质量提供服务。若中标人扫描装订录入质量达不到采购方要求,在采购方书面通知中标人整改后,中标人还无明显改善,采购方有权单方面立即终止合同。中标人如需终止合同,应提前三个月通知采购方,如未提前三个月通知,采购方有权要求中标人赔偿。

*)中标人应按时保质保量地完成对采购方档案整理、扫描、录入、装订、入库上架、统计等工作。电子图片清晰度不低于***DPI,电子图片与纸质档案准确度达到***%。

*)中标人应当保证采购方档案资料的安全、完整和保密,不得摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容。因中标人的过错造成采购方档案的损坏、丢失或内容的泄露,采购方有权要求中标人赔偿,并按《档案法》和《保密法》及其它有关法律要求承担相应法律责任。

*)中标人负责本项目的人员必须遵守采购人各项管理制度,如有违反,采购人可要求中标人更换违纪人员,中标人不得对此提出异议。

*)如装订人员出现错误较多、严重或多次无故延迟装订,造成较大影响的,采购人可要求中标人更换装订人员,中标人不得对此提出异议。

*)中标人须为派驻在采购人处从事本项目工作的人员购买社会保险,所有工作人员在上岗前须出示社保缴费证明(或社保卡),中标人除终止与工作人员的劳动关系外,不得停止社保缴费,否则采购人有权按每发现人次处罚*****元。

*)中标人从事本项目的工作人员须具备高中以上学历,身体健康,有体检证明,从事档案扫描工作的人员须持计算机上岗资质证书或档案上岗资质证书。

*)档案处理在采购人主楼(彩田北路****号)和**法院档案大厦(深云路**号),必要时视档案库存情况调整。

 

(六)档案整理安全保密、规范性要求

归档资料全部按采购规范整理、扫描入库,要求安全、保密、规范。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺,并与采购人签订保密承诺书,且中标人必须根据采购人要求,配合做好对项目团队进行审查。

*)安全保密性:保持资料的完整,出库入库保持一致,档案内容不得外泄。

*)规范性:在采购人提供整理、扫描的软件环境中,中标人必须有严格的操作规范流程;在档案的整理、扫描、加工过程中,必须严格遵守采购人的相关档案管理制度;在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行即时详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册;在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录;档案整理、扫描、加工整个流程进度制成电子表格分享在档案科内部共享文件夹,以便档案科及时跟踪案卷进度和完成情况;经过整理、扫描的档案,保证分类清晰,条目准确,满足档案查阅的规范要求。

*)中标人完成本项目时,其为本项目开展提供的设备应由采购人进行安全处理(如对硬盘数据的处理等)完后,再由采购人归还中标人。

*)中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄,除赔偿一定的经济损失外,情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。

 
 

商务需求

 

*、组织实施要求

投标人应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、电子化等的管理规定、操作流程及项目跟踪管理的实施细则,详尽列出所需完成的工作内容以及各个阶段的时间表;投标人需说明项目人员组织和投入情况,项目管理制度;要求项目负责人和核心技术人员常驻采购人现场,投标人须出具承诺函保证主要技术人员全部到岗直至项目结束。以确保档案装订规范、电子化质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。

中标人须无条件配合业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变化,且由此产生的人员变化及其费用均由中标人承担。

*、项目工作量要求

中标人**个月内完成约***万页历史诉讼档案数字化完成***万页现行诉讼档案的整理、装订、数字化工作,*万件文书档案的整理、装订及档案数字化工作,现有诉讼档案目录本数据录入工作。每个月必须完成**万页案卷材料的整理扫描,如果连续三个月不能完成,采购人有权单方面终止合同。

*、履约时项目人员安排要求

投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员,不得随意更改,否则视同违约;投标人指派的项目负责人和主要技术人员在项目完成期内常驻采购人现场;投标人必须严格按照标书内容配齐不少于**人的团队,以防在实际工作中造成人手不足,难以胜任工作。投标人在投标文件中必须对上述事项逐一进行承诺。人员安排如下:

*)项目负责人*人:项目的全面负责人,档案管理中级职称,有项目管理经验;

*)驻场项目主管*人:负责加工现场所有事务,档案上岗资格证书,有档案工作经验和相关项目管理经验;

*)技术总监*人:项目的技术总负责,有法院档案项目管理经验;

*)项目组长*人:负责各小组管理监督工作,有档案工作经验,档案上岗资格证书;

*)档案接收岗位*人:负责案卷接收检查及历史案卷移交记录核查工作、每月按照采购人案卷装订计划发送至装订岗并制定移交清单双方签名;

*)档案传递人员*人:负责院内外查阅案卷、预约扫描案卷的调取传递工作和本部与档案大楼之间运送;

*)库房上架*人:要求男性,负责案卷上架、调架、统计、出入库登记工作;

*)电子阅卷指引*人:要求熟悉计算机操作,负责对外电子阅卷指引;

*)整理装订人员:诉讼档案整理装订人员**人(排卷*人、打印封皮卷盒*人、装订*人、质检*人),要求熟悉诉讼档案整理装订流程,具有诉讼档案整理装订经验;文书档案整理装订扫描人员*名(负责文书档案的分类、整理、录入、扫描、制作目录本、上架、编研资料的编写),具有文书档案整理装订扫描经验,熟悉各类文书档案的分类整理,熟悉电脑操作,业务水平由采购方考核认可;诉讼档案目录本整理录入人员*人;

**)档案扫描人员:中标单位需派不少于**人团队,到采购人指定工作场所扫描案卷;

**)岗位培训:中标单位安排到采购方工作的人员必须经过培训取得*档案局颁发的档案上岗证。中标人负责有计划地每季度对员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训;中标人需向采购方提交每季度的安全保密知识和相关档案整理装订扫描业务的培训记录;采购方可对中标单位工作人员的工作业务能力进行考核,如不合格者,可要求调换;

**)中标人应保持岗位工作人员的稳定性,不得随意调换各岗位人员,因工作任务造成调整时,须征得采购方同意;

**)作息时间:要求实施每周*天工作日制;*:**-**:**,**:**-**:**(特殊情况应加班完成工作任务)。工作人员上班时间应佩带工牌;

**)现场卫生:中标人应保持加工现场卫生,制定值日表,每天下班后,值日生需对现场进行清扫,每周需进行一次大扫除;

 

*、项目完成期限

本项目服务期一年,合同一年一签。

 

*、服务要求

*)工作场地:由采购方提供(包括工作作业所需的水、电、空调等)。

*)办公耗材:由采购方提供封皮、档案盒、档案章、打印机色带、目录夹;其他装订耗材和装订工具均由中标方提供;

*)数字化设备(包括电脑、扫描仪、打印机等)及数字化加工系统均由中标方提供,并负责与采购方现有系统的数据接口开发及数据导入(备注:数据结构应参照《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》相关技术要求执行)。所有设备的维护维修工作均由中标方承担;

    *、项目验收

采购人指定验收小组对档案实体、电子数据抽样甚至逐件检查,对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认,作为档案整理、扫描完成的验收凭证。相关要求如下:

*)验收标准:招标书中“档案整理装订要求和数字化处理流程要求”;

*)确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

*)采购人对中标人质检后的扫描图像进行抽检,抽检率为**%。当抽检图像合格率达到**%、采购人可提供下一批次案卷,但中标人需对错误数据重新检查修改,直到合格率达***%;如抽检合格率低于**%,采购人将该批案卷全部退回给中标人重新检查修改,直到质检合格,由此造成的后果由中标人负责。

 

*、结算方式

*)项目结算时,按实际工作量结算(诉讼档案按每张结算,文书档案按每一文号为一件结算)

*)历史诉讼案卷数字化处理服务与现行诉讼案卷整理、装订、数字化处理服务及文书档案整理装订、数字化处理服务三项内容分开统计按月付款。按每月实际完成并通过质检的工程量核算支付。投标人提交当月实际完成工作量,经采购方验收合格后作为当月结算依据。

*)付款方式:投标人给采购方提交结算申请和结算依据并开具正规税务发票,经采购方核对无误后,将款项转入投标人账户。

 

*、报价要求

*)投标人自行决定报价,以采购人初步估量的工作总量(详见下表)为依据报价(投标人需在“详细分项报价”中明确单价)。投标人将各项服务内容分列,并最终计算出合计金额总报价。报价不论纸张多少幅面大小,以每张或每件为单位进行报价,但不得以低于其企业成本的报价投标;

 

 

序号

服务内容

数量

服务期

备注

*

历史诉讼案卷数字化处理服务

***万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

现行诉讼案卷整理、装订服务

***万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

现行诉讼案卷数字化处理服务

***万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

档案资料文本录入服务(OCR)

**万页

合同签订后
**个月内

凡有图文的页面,每面作为一页

*

各类文书档案整理装订、数字化处理服务

*万件

合同签订后
**个月内

每一文号为*件

*

诉讼档案目录本录入服务

**万件

合同签订后
*个月内

所有诉讼档案
目录本录入档案管理系统

*)报价为全包价(含税)。报价中必须包括人工费、管理费、运输费、耗材、扫描(电脑等)设备折旧费、税金、保险、福利、培训费等一切将可能会发生的费用。报价币种为人民币。

*)投标人投标报价总额一经中标后,中标价即为该项目的合同总价。

*)本项目服务费采用包干制,应包括服务成本、法定税费和企业的利润。由企业根据招标文件所提供的资料自行测算投标报价;一经中标,投标报价总价作为中标单位与采购单位签定的合同金额,合同期限内不做调整;

*)投标人应根据本企业的成本自行决定报价,但不得以低于其企业成本的报价投标;投标总价低于财政预算限额的**%的,供应商必须对该报价做出报价合理性说明(说明应置于投标文件格式的“详细分项报价”中)。

①投标总价低于财政预算限额的**%、未做出报价合理性说明的,评委会有权认定为该报价低于成本价,并按投标无效处理。②供应商的报价说明是否合理,有评委会判定。③如该报价成为中标价格,该项目将成为重点监管、重点验收项目。

*)投标人的投标报价不得超过财政预算限额;

*)投标人的投标报价,应是本项目招标范围和招标文件及合同条款上所列的各项内容中所述的全部,不得以任何理由予以重复,并以投标人在中提出的综合单价或总价为依据;

*)除非政府集中采购机构通过修改招标文件予以更正,否则,投标人应毫无例外地按招标文件所列的清单中项目和数量填报综合单价和合价。投标人未填综合单价或合价的项目,在实施后,将不得以支付,并视作该项费用已包括在其它有价款的综合单价或合价内;

*)投标人应先到项目地点踏勘以充分了解项目的位置、情况、道路及任何其它足以影响投标报价的情况,任何因忽视或误解项目情况而导致的索赔或服务期限**申请将不获批准;

**)投标人不得期望通过索赔等方式获取补偿,否则,除可能遭到拒绝外,还可能将被作为不良行为记录在案,并可能影响其以后参加政府采购的项目投标。各投标人在投标报价时,应充分考虑投标报价的风险。

 

*、违约承诺

违约承诺函

一、项目实施时限承诺

*、严格按照采购人同步归档时限的要求:档案自接收起**小时内完成整理扫描,**小时内完成归档上架。

*、若因投标人原因,导致项目进度延误,接受发标方如下处罚:每积压*卷档案,处罚人民币***元,处罚金额累计无上限。

二、项目人员承诺

*、我司在投标书中所列项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员,不会随意更改,否则视同违约。项目负责人和主要技术人员在项目实施期内常驻采购人指定的工作现场。

*、我司保证投标时填报的项目负责人和主要技术人员的稳定,人员流动比例不超过**%,未经发标人同意,项目负责人和主要技术人员不会随意变更。在项目实施过程中,如发现擅自更换项目负责人、主要技术人员,招标人有权终止项目合同,并向我司提出索赔要求。

*、我司无条件配合采购人业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变化,且由此产生的人员变化及其费用均由我方承担。

三、安全保密承诺

严格遵守国家法律法规,遵守与采购人签订的《安全保密承诺书》,投标人必须严格遵守《档案法》和《保密法》,与采购方签订《保密协议》,对在整理和数字化加工服务中涉及到的档案内容承担保密义务。如因我方原因造成档案的损坏、遗失或内容外泄,接受采购人如下处罚:

*)投标人造成档案遗失的,按*万元/卷赔偿;

*)投标人不遵守工作规则导致档案污损的,先进行修复,并按***元/页赔偿;无法修复的,按*万元/卷赔偿,每卷赔偿金额最多不超过*万元;

*)投标人如因工作失误造成档案泄密,按*万元/宗进行赔偿;

*)投标人未完成工作量按每张中标价乘以未完成张数进行赔偿;

*)投标人终止合同未提前*个月通知采购方,按合同总价的**%进行赔偿;

*)投标人在数字化处理、装订等工作中,因工作失误造成错漏,根据不同程度依据以下标准进行赔偿:

 

 

 

 

序号

工序

错误内容

赔偿标准

  *

接收

没有建立移交清单、双方签字确认

**元/宗

  *

   整理

目录页码与卷内材料内容不一致、漏号、页码字迹不清未誊写

*元/册

正副卷材料装错

***元/册

卷内材料页面颠倒

*元/页

  *

录入

录错年度、类别、案号、归档号等

***元/次

录错案件其他信息,如:当事人信息、承办人信息、审理结果等

录错文件名称、文件号、保管期限等信息,打印不清楚等

目录本录错目录号、归档号、保管期限、册数、审理结果等,以及预留归档号,标签信息录入错误、打印不清楚,重复打印,数量统计不准确,装订错位,内容与外皮不相符等

**元/处

*

装订

两册装订成一册;装订时装错方向、打孔时打错方向

***元/册

打孔时打掉文字,装订时装订线压字

**元/册

装订时档案不整齐、装订线未按规定三点一线、线未拉紧、漏贴封条、漏盖封条章印、漏盖扫描章

**元/册

*

装盒

装错盒、未按照盒面信息正确装盒

***元/盒

*

 入库验收、上架

没有建立移交清单、登记错误或登记册数不全

**元/宗

未分门别类按照指定位置上架、上错位置、未按时上架造成积压、未按调卷要求及时调卷、调错卷、送错卷(将副卷送出)

**元/宗

*

扫描

扫描件不清晰、无扫描图片、图像歪斜、页面不整洁有黑边、目录与材料内容挂接错误、二维码标签未按指定位置粘贴、扫描不及时(未按预约时间及时调卷)

**元/宗

*

其他

其他出现的错误情况

***元/宗

*)以上情况出现,采购人有权解除合同。

*)投标人因档案的损坏、遗失或内容外泄等对采购人造成重大损失的,按相关法律,追究投标人相应责任。

 

承诺人:

年月日

 

 
 

评标信息

此处显示的为服务类通用项目模板,其他服务类专业模板(物业管理、绿化管养、软件开发、环保类、劳务派遣、设备维护)详见  http://www.szzfcg.cn/portal/documentView.do?method=view&id=********
 

序号

评分项

权重

*

价格

**

*

技术部分

**

 

行号

内容

权重

评分规则

*

实施方案(工作措施、工作方法、工作手段、工作流程)

**

评审内容:具有完整详细的工作实施计划,工作计划合理和具有可操作性,且符合该项目整体需求。

根据招标文件的需求和投标文件响应情况进行横向比较,分档评分:评价为优得**-***分;评价为良得**-**分;评价为中得**-**分;评价为差不得分。评价为“中”或“差”评委须书面说明情况。专家按百分制打分。

*

项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议

*

评审内容:对项目的理解与认识,对项目难点进行研究分析,提出应对措施及合理化建议。

根据招标文件的需求和投标文件响应情况进行横向比较,分档评分:评价为优得**-***分;评价为良得**-**分;评价为中得**-**分;评价为差不得分。评价为“中”或“差”评委须书面说明情况。专家按百分制打分。

*

质量(完成时间、安全、环保)保障措施及方案

**

评审内容:阐述对项目实施进度、质量保证、工作措施等方案。

根据招标文件的需求和投标文件响应情况进行横向比较,分档评分:评价为优得**-***分;评价为良得**-**分;评价为中得**-**分;评价为差不得分。评价为“中”或“差”评委须书面说明情况。专家按百分制打分。

*

项目完成(服务期满)后的服务承诺

*

评审内容:阐述项目完成后服务制度、内容等情况

根据招标文件的需求和投标文件响应情况进行横向比较,分档评分:评价为优得**-***分;评价为良得**-**分;评价为中得**-**分;评价为差不得分。评价为“中”或“差”评委须书面说明情况。专家按百分制打分。

*

违约承诺

*

评审内容:按要求提供“违约承诺函”

根据招标文件的需求和投标文件响应情况进行横向比较,分档评分:评价为优得**-***分;评价为良得**-**分;评价为中得**-**分;评价为差不得分。评价为“中”或“差”评委须书面说明情况。专家按百分制打分。

*

综合实力部分

**

 

行号

内容

权重

评分规则

*

投标人资格情况及通过相关认证情况

*

*)投标人具有ISO****质量管理体系认证证书,认证范围同时包括“软件研发及档案数字化”的得**分;

*)投标人具有国家高新技术企业认定证书的得**分;

*)以上*项累计加分,满分为***分。

要求提供有效证书文件扫描件(原件备查)作为得分依据。评分中出现无证明资料或专家无法凭所提供资料判断是否得分的情况,一律作不得分处理。

*

拟安排的项目负责人情况

*

要求拟安排的项目负责人****年*月-****年*月必须在投标单位缴纳社保,否则不予计分。要求提供该人员****年*月-****年*月的社保资料(社保资料必须至少包含养老;补缴的社保不予计算;以社保部门出具的证明为准)作为评标依据。在此基础上,该负责人具有经政府部门评审的档案管理中级(或以上)职称(如档案馆员、副研究馆员、研究馆员)的,得***分。

要求提供项目负责人社保资料及相关职称证书作为得分依据(均要求扫描件,原件备查)。评分中出现无证明资料或专家无法凭所提供资料判断是否得分的情况,一律作不得分处理。

*

拟安排的项目团队成员(主要技术人员)情况(项目负责人除外)

**

要求拟安排的项目团队成员(项目负责人除外)****年**月-****年*月必须在投标单位缴纳社保,且不得少于**人(**人均要求持有《档案工作人员上岗资格证书》或《综合档案岗位培训证书》或《综合档案业务培训证书》),否则本项直接计*分。(社保资料必须至少包含养老;补缴的社保不予计算;以社保部门出具的证明为准)作为评标依据。

*) 在**人的基础上,每增加*名持有《档案工作人员上岗资格证书》或《综合档案岗位培训证书》或《综合档案业务培训证书》的人员得*分,累加计分,满分为**分。

*) 团队成员中具有数据库认证专家(ORACLE或DB*或Sybase)证书的得**分。

以上*项累计加分,满分为***分。要求提供项目团队成员社保资料及相关资格证书作为得分依据(均要求扫描件,原件备查)。评分中出现无证明资料或专家无法凭所提供资料判断是否得分的情况,一律作不得分处理。

*

项目拟使用的车辆(场地、工具、机器)情况

*

考察投标人拟投入本项目自有设备情况:

*)投标人为本项目提供“扫描速度不少于**页/分钟的扫描仪(A*幅面)” *台或以上的得**分,*台的得**分,*台得**分,*台及以下不得分。

*)投标人为本项目提供“零边距A*扫描仪(A*幅面)” *台或以上的得**分,*台的得**分,*台得**分,*台及以下不得分。

*)投标人为本项目提供品牌电脑,**台或以上的得**分,**-**台的得**分,**台以下不得分。

以上*项累计加分,满分为***分。

要求:

*) 提供购买发票:

①  发票抬头必须为投标人本身;

②  发票开具之日截止至招标公告公示之日当天;

③  发票开具之日至招标公告公示之日当天不得超过*年,

(以上有任一条件不符合的设备均不予计分)

*) 提供扫描仪产品说明书关键信息(能判断扫描幅面及速度是否达到**页/分钟以上)

*) 提供以上证明材料作为得分依据(均要求扫描件,原件备查)。评分中出现无证明资料或专家无法凭所提供资料判断是否得分的情况,一律作不得分处理。

*

项目拟选用产品的成熟度及可靠性

*

根据投标人提供的软件是取得自主计算机软件著作权认证的产品化软件系统进行评分:

*)具有自主研发的档案数字化加工系统软件著作权证书得**分;

*)具有自主研发的图文处理系统软件著作权证书得**分;

*)以上*项累计加分,满分为***分。

 

要求提供《计算机软件著作权登记》证书扫描件(原件备查)作为得分依据。评分中出现无证明资料或专家无法凭所提供资料判断是否得分的情况,一律作不得分处理。

*

服务网点

*

**企业或非**企业,但在***有合法注册的分公司等机构的,得满分(须在投标文件中就设立的机构类型进行说明,并提供机构营业执照扫描件,原件备查);否则不得分。

*

诚信情况

*

 

行号

内容

权重

评分准则

*

诚信评价

*

根据《***财政委员会关于印发〈***政府采购供应商诚信管理暂行办法操作细则〉的通知》(深财购[****]**号)的要求,投标人在参与政府采购活动中存在诚信相关问题且在主管部门相关处理措施实施期限内的,本项不得分,否则得满分。投标人无需提供任何证明材料,由工作人员向评审委员会提供相关信息。

*

履约评价情况

*

近三年(以投标截止日期为准)在*政府采购中心有履约评价为差的记录,本项不得分,否则,得满分。投标人无需提供任何证明材料,由采购中心工作人员向评委会提供相关信息。

 
 

其他

 
 

附件

&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;&#*****;****.doc  
备注*:本公示期限为**小时(节假日时间不计算在内)。公示期内如有意见或建议,请登录采购系统,点击“提出需求疑问”功能点进行反映,由采购人进行回复。
备注*:供应商在公示期过后对采购需求有意见或建议需要反映的,请直接向采购人提出,采购人应予答复,并将供应商意见或建议及答复材料在制作采购文件前移交给集中采购机构或社会采购代理机构。。 采购需求疑问及回复列表
序号 疑问标题 疑问内容 疑问单位 疑问人 疑问附件 疑问日期 标题 内容 单位 采购人 附件 日期
货物采购部:****-********
工程采购部:****-********
服务采购部:****-********
预选采购部:****-********
网址:http://www.cgzx.sz.gov.cn/
地址:******景**路*号财政大厦附楼
邮编:******

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